La început de an vor urma noi încercări de a organiza mai bine timpul în noul an abordând mai multe proiecte de organizare, unele din ele fiind tangibile, precum organizarea dulapurilor sau a sertarelor, în timp ce alte astfel de proiecte se refera la organizarea timpului, nu doar din punctul de a-l economisi pentru a scapă de stres, dar pe termen lung, pentru a economisi bani.

Managementul timpului a ajuns să fie considerat arta de a nu „pierde timpul”. În termeni de specialitate, managementul timpului este procesul de planificare și exercitare a controlului conștient al timpului petrecut în activități specifice, gestionarea timpului în special pentru a spori eficacitatea, eficiența și productivitatea.

Specialiștii susțin că proasta organizare a timpului poate provoca efecte dintre cele mai nocive, care, pe lângă faptul că afectează performanța la locul de munca, pot degenera în anxietate și chiar depresie.

De ce este important să îți organizezi eficient timpul

În lumea agitată în care trăim este important să îți organizezi timpul nu doar pentru performanța la job, ci și pentru fericirea personală. Odată ce ți-ai stabilit un program cu așteptări realiste, te vei relaxa și te vei putea concentra asupra lucrurilor care contează cu adevărat.

Mai jos sunt câteva motive pentru care este important să fii atent cum îți ocupi orele:

• oricum ai analiza lucrurile, nu ai mai mult de 24 de ore într-o zi, așa că ar fi bine să le folosești într-un mod inteligent;

• când ai timpul planificat, nu trebuie să te mai întrebi „Și acum ce am de făcut?”, te vei uita în agendă și vei trece la următoarea problemă;

• odată ce îți pui în minte că vei rezolva sarcinile a, b, c până la ora X, vei fi mult mai puțin predispus la procrastinare; astfel, vei bifa mai multe activități din programul zilei;

• știind că ai alocat o perioadă limitată unui proiect, te vei concentra mult mai bine. Poți folosi tehnica Pomodoro pentru a-ți monitoriza progresul și pentru a-ți face rost de pauze. Alocând câte 25 de minute, vei fi mult mai disciplinat și nu vei mai avea tendința de a intra pe Facebook. Apelând la această tehnică, vei putea vedea cât îți ia să termini un anumit proiect și, în consecință, vei anticipa mai bine cât timp trebuie să aloci fiecărui task;

• deciziile îți aduc numai câștiguri; știi ce ai de făcut într-o zi, ai intervale de timp stabilite pentru a citi e-mailuri. Nefiind presat de timp, vei lua decizii mai bune pentru că vei acorda atenție fiecărei fațete a problemei;

• vei fi remarcat de colegi și de șefi – fiind organizat, sigur pe tine și luând decizii cu calm, vei câștiga aprecierea celor din jur și îți vei crește șansele de a fi promovat;

• știi cărei activități îi este alocată fiecare oră (oamenii de succes își planifică până și timpul liber și astfel se bucură mai mult de zilele de weekend sau de vacanțe);

• vei scăpa de stres – atunci când nu ai control asupra modului în care îți petreci timpul, eșți de multe ori grăbit și depășit de situație. Odată ce îți organizezi mai eficient fiecare zi, vei scăpa de stresul cauzat de acel proiect la care lucrezi de vreo câteva luni – vei lua lucrurile treptat și îți vei stabili obiective tangibile.

Iată câteva idei pentru a-ți manageria timpul

Organizează-ți ziua care urmează

Cu o seară înainte notează-ți lucrurile pe care le ai de făcut și durata aproximativă a efectuării acestora. Sortează activitățile în trei categorii:

Urgente

Importante

Benefice

Stabilește obiectivele săptămânii

Pentru a ști care e direcția în care te îndrepți, pentru a te motiva către eficiență și pentru a te simți împlinit că ți-ai atins propriile scopuri.

Folosește-te de liste!

De la metoda Eisenhower, la planificarea obiectivelor pe termen lung sau scurt, și la oamenii de succes, cu toții au în comun listele de activități. Fie că e vorba de liste lungi pe care puțini ajung să le bifeze, metodele moderne cu doar trei lucruri pe care să le faci bine, liste lunare sau anuale, liste pentru job, pentru casă, pentru timpul liber, trecerea pe o foaie de hârtie sau într-o aplicație a lucrurilor pe care le avem de făcut într-o perioadă de timp ne limpezește gândurile și, în același timp, ne face să simțim că deținem controlul asupra situației.

În plus, pe lângă lista de activități a zilei, îți poți rezerva o zonă specială pentru evenimente neprevăzute. Notezi toate detaliile și îți vezi liniștit de proiectul de la care ai fost întrerupt.

Folosește o agendă personală!

Tot mai multă lume revine la analog. Cărți fizice, viniluri și agende personale. Oricât de sofisticate ajung aplicațiile pentru smartphone, aparent nimic nu poate înlocui liniștea sufletească pe care o obții atunci când tai cu un pix sarcinile de lucru pe care le-ai notat cu câteva ore în urmă.

O agendă îți vă fi un prieten de nădejde atunci când vrei să îți faci ordine în gânduri și să îți formezi o imagine de ansamblu asupra proiectelor tale curente și viitoare. Notează-ți proiectele săptămânale și lunare, planifică-ți vacanțele și, cel mai important, stabilește-ți o rutină. Astfel te vei putea bucura cu adevărat de beneficiile folosirii unei agende personale.

Scoate neplăcutul

Gândește-te nu doar ce ai putea face în plus ci ce ai putea face în minus.

Focus

Stabilește-ți focusul zilei, indiferent câte lucruri ai avea de făcut. Unde-ți pui focusul, îți pui atenția, iar unde îți pui atenția ți se duce energia și unde îți pui energia apar rezultatele.

Stop Multitasking

Multitaskingul este cel mai prost obicei posibil. Îți reduce performanța cu 40%.

Trezește-te devreme dimineața

Nu răspunde la e-mailuri cel puțin o oră. Ziua ta poate fi una eficientă doar dacă o începi corect.

De ce să te trezești în zori? Liniștea dimineții nu se compară cu nimic. Poți face mișcare, poți medita, citi și lua micul dejun în liniște.

Începe cu cele mai dificile sarcini

Pentru că în prima parte a zilei ai cel mai mare nivel de productivitate, în special de la 10:00 – 12:00. De asemenea, un alt interval orar în care te bucuri de un nivel ridicat de productivitate este între orele 16:00 – 18:00.

Concentrează-te

Statistic vorbind, daca ești în mijlocul unei activități și la un moment dat te oprești pentru a citi un mesaj sau pentru orice alt lucru, ca să te reîntorci în totalitate la eficiența de dinainte iți ia 11 minute. Oprește-ți aplicațiile și pune-ți telefonul pe silențios. Nu te gândi la ce mai ai de făcut în ziua respectivă, concentrează-te strict pe prezent, pe activitatea pe care o faci în acel moment. Pentru a te concentra mai bine, culege informații, scrie-ți ideile undeva, poți asculta și muzică instrumentală, daca simți că te ajută.

Ia pauze

După fiecare oră de lucru, ia o pauză de minimum 10 minute. Timp în care să te deconectezi de la lucrul pe care îl făceai. Nu te gândi la nimic. Lasă-ți creierul să se liniștească, iar după aceea vei observa că ai idei noi și ești mult mai energic și entuziast.

Poți face o plimbare, poți vorbi cu cineva care te inspiră sau poți medita. Poți face orice altceva, atâta timp cât te relaxează. De asemenea, ia o pauza când te afli într-o situație stresantă și plină de presiune. Vei lua decizii mult mai productive și inteligente dacă nu vei acționă conform impulsului resimțit în urma presiunii. Cele mai bune soluții le găsești când ești relaxat.

Valorifică timpul petrecut în transportul în comun

În drum spre locul de munca, o întâlnire sau oriunde altundeva te duci, ia căștile cu tine. Ascultă un podcast, o carte audio, daca ai cum, uita-te la un documentar sau la un film de impact. Asculta ceva ce te motivează sau ceva din care să înveți ceva nou.

Nu te lăsa distras de activitățile preferate!

Ai o mulțime de lucruri de făcut într-o zi însă atenția îți este distrasă? Nu eșți singurul care se confruntă cu această problemă. Ajungem să fim întrerupți la fiecare trei minute din activitatea noastră și ne ia mai bine de 20 de minute să revenim la proiectul pe care eram concentrați înainte. Cum poate fi soluționată această problemă? O cale ar fi să stabilești alături de colegi câteva perioade de „concentrare maximă” în care să nu fiți deranjați (urgențele au prioritate, desigur).

O altă modalitate de a evita distragerea atunci când ești ocupat este să setezi anumite perioade din zi în care să îți verifici e-mailul. Studiile au arătat că doar 5% din mesajele primite necesită un răspuns rapid. Cu toate acestea, 75% dintre angajați citesc un e-mail în primele șase secunde de la primire.

Mai bine spune „nu”

Dacă ai o zi aglomerată și simți că nu poți termina nici sarcinile anterioare, nu mai vorbim de altele noi. Este mult mai bine să spui „nu” decât să nu poți gestiona timpul și să-i încurci pe ceilalți. Nu trebuie să oferi scuze sau motive daca știi clar că ți-ai evaluat corect timpul. Dacă iți vine greu să spui acest lucru la job, încearcă mai întâi cu familia sau cu prietenii apropiați.

Analizează-ți ziua

Cred că știm cu toții că exista trei modalități de a ne petrece timpul. Cum anume? Prin gânduri, conversații și acțiuni. La sfârșitul zilei, analizează fiecare dintre modalitățile precizate anterior. Ce ți-a adus bucurie, ce te-a ajutat să evoluezi, ce ai învățat și ce ai făcut în beneficiul celor din jur sau a societății?

Analizează dacă acțiunile pe care le-ai interprins te-au făcut productiv, nu doar ocupat. Analizează eficiența și valoarea investită acestea. Încearcă să ceri feedback de la cei din jur, pentru a-ți da seama dacă ai fost într-adevăr productiv. Dă-ți feedback ție însuți. În același timp, analizează cât timp ai irosit cu conversații și gânduri inutile. Gândește-te dacă nu ai putea să-ți canalizezi timpul în alte direcții.

Alege un interval de timp de 15 minute pe zi

Alege un interval de timp care să fie al tău și numai al tău, în care să nu fii nici angajat, nici părinte, nici soț sau soție. Acela este „timpul tău” de relaxare și îl meriți.

Asigură-te că îți programezi timpul și pentru hobby-uri. Unul dintre cele mai mari motive pentru care mulți oameni resimt în timp stresul este acela că nu își planifică timp și pentru destindere. Asigură-te că îți programezi timpul pentru a te relaxa, astfel încât să îți poți reseta propriul ceas din când în când și a avea o eficiență mai mare în muncă. Relaxează-te, dar nu lenevi. Găsește-ți un hobby, dar atenție nu transforma privitul la televizor într-un hobby, mai bine citește o carte.

”Sunt o mie de feluri de a pierde o zi, însă niciunul de a o întoarce înapoi.” – Proverbe arabe

Tu ce metode folosești pentru a-ți organiza timpul?

Te-ar putea interesa și Planifici nunta în 2022? Vezi aici în ce zile nu te poți căsători.

• Ce trebuie să știi despre menținerea sănătății bebelușului tău în sezonul rece
• Vrei sărbători fără griji în acest an? Apelează la o firmă de curăţenie!
• Cum echipezi inteligent o bucătărie cu suprafață mică?
• 8 direcții pentru marketingul unui restaurant
• Top 10 cofetării din Galați pe care trebuie să le încerci